Чим відрізняються обов'язки секретаря, офіс-менеджера та асистента керівника?

Секретар, офіс-менеджер, асистент керівника ... Ті люди, які не пов'язані з рекрутингом, часто вважають, що це одна і та ж посаду. Але люди, які професійно виконують пошук і підбір фахівців, точно знають, що це не так. Але в чому ж все-таки різниця і як виконувати правильний підбір кандидата на подібні посади? Далі ми постараємося знайти відповідь на це питання. Втім, відразу відзначимо, що шукати відповідь ми будемо не самостійно, а заручившись підтримкою компанії «Глорія», головна спеціалізація якої - це саме рекрутинг (Київ, Україна). Ця компанія вже більше 10 років виконує пошук і підбір фахівців, причому послуга підбору персоналу тут затребувана не тільки вітчизняними підприємствами, а й фірмами з-за кордону.

 

Для початку, давайте розберемося з тим, хто ж такий офіс-менеджер. Отже, під цим терміном ховається фахівець, в головне завдання якого входить правильна, раціональна організація всього робочого процесу в офісі. Крім того, саме ця людина повинна вирішувати всі поточні адміністративно-управлінські питання, особливо ті, які можуть зупинити / загальмувати роботу компанії.

 

Офіс-менеджер, якщо порівнювати такого працівника з секретарем і (або) асистентом керівника, має більш широкі повноваження. Він може і повинен відповідати за постачання офісу матеріально-технічними інструментами (папір для принтера, вода для кулера і т.д.). Офіс-менеджер також може і повинен керувати роботою молодшого персоналу (кур'єри, прибиральниці і навіть все того ж секретаря). Якщо компанія взаємодіє з іноземними, іногородніми офісами / постачальниками / партнерами, то саме на плечі офіс-менеджера лягає зустріч приїжджають представників в аеропорту, бронювання для них місць в готелях та інше тощо. Ну і, нарешті, якщо в офісі або на підприємстві немає своєї кухні / їдальні, то саме офіс-менджер відповідає за організацію харчування співробітників.

 

Обов'язки секретаря в деяких компаніях можуть перегукуватися з обов'язками офіс-менеджера. Наприклад, іноді саме секретарі організовують зустріч іноземних гостей і замовляють канцелярію для офісу. Але ось ведення діловодства, відповіді на телефонні дзвінки і планування робочого графіка керівника зазвичай виконують тільки такі співробітники.

 

А що ж повинен робити асистент керівника? Він теж може планувати робочий графік керівника, але, крім цього, часто на таких співробітників покладають обов'язки з ведення профілів в різних соціальних мережах, прийом дзвінків і роботу з електронною поштою. Більш того, керівник цілком може звернутися до асистента і за досить особистим дорученням - забрати з хімчистки річ, відправити особисте посилку і т.д.

 

Підводячи підсумки під усім, наведеним вище, можна зробити наступні висновки про специфіку діяльності офіс-менеджерів, секретарів і асистентів. Перші мають найбільшими повноваженнями. Другі працюють виключно в області ділових інтересів компанії та її керівника, тоді як асистенти можуть виконувати і більш особисті доручення.

 

Залишилися якісь питання? Або, можливо, вам потрібно асистент, секретар, офіс-менеджер? Професійна послуга підбору персоналу всіх цих напрямків від компанії «Глорія» - ось що допоможе вам! Ще раз нагадаємо про те, що ця компанії вже більше 10 років виконує рекрутинг (Київ, Україна) фахівців різних напрямків для вітчизняних і зарубіжних фірм. А тому й не сумнівайтеся, тут точно знають, як повинен відбуватися правильний підбір кандидата.