Чем отличаются обязанности секретаря, офис-менеджера и ассистента руководителя?

Чем отличаются обязанности секретаря, офис-менеджера и ассистента руководителя?

Секретарь, офис-менеджер, ассистент руководителя… Те люди, которые не связаны с рекрутингом, часто полагают, что это одна и та же должность. Но люди, которые профессионально выполняют поиск и подбор специалистов, точно знают, что это не так. Но в чем же все-таки разница и как выполнять правильный подбор кандидата на подобные должности? Далее мы постараемся найти ответ на этот вопрос. Впрочем, сразу отметим, что искать ответ мы будем не самостоятельно, а заручившись поддержкой компании «Глория», главная специализация которой – это именно рекрутинг (Киев, Украина). Эта компания уже более 10 лет выполняет поиск и подбор специалистов, причем услуга подбора персонала здесь востребована не только отечественными предприятиями, но и фирмами из-за рубежа.

Для начала, давайте разберемся с тем, кто же такой офис-менеджер. Итак, под этим термином скрывается специалист, в главную задачу которого входит правильная, рациональная организация всего рабочего процесса в офисе. Кроме того, именно этот человек должен решать все текущие административно-управленческие вопросы, особенно те, которые могут остановить/затормозить работу компании.

Офис-менеджер, если сравнивать такого работника с секретарем и (или) ассистентом руководителя, имеет более широкие полномочия. Он может и должен отвечать за снабжение офиса материально-техническими инструментами (бумага для принтера, вода для куллера и т.д.). Офис-менеджер также может и должен управлять работой младшего персонала (курьеры, уборщицы и даже все того же секретаря). Если компания взаимодействует с иностранными, иногородними офисами/поставщиками/партнерами, то именно на плечи офис-менеджера ложится встреча приезжающих представителей в аэропорту, бронирование для них мест в гостиницах и прочее тому подобное. Ну и, наконец, если в офисе или на предприятии нет своей кухни/столовой, то именно офис-менджер отвечает за организацию питания сотрудников.

Обязанности секретаря в некоторых компаниях могут перекликаться с обязанностями офис-менеджера. К примеру, иногда именно секретари организуют встречу иностранных гостей и заказывают канцелярию для офиса. Но вот ведение делопроизводства, ответы на телефонные звонки и планирование рабочего графика руководителя обычно выполняют только такие сотрудники.

А что же должен делать ассистент руководителя? Он тоже может планировать рабочий график руководителя, но, кроме этого, часто на таких сотрудников возлагают обязанности по ведению профилей в различных социальных сетях, прием звонков и работу с электронной почтой. Более того, руководитель вполне может обратиться к ассистенту и за достаточно личным поручением – забрать из химчистки вещь, отправить личную посылку и т.д.

Подводя итоги под всем, приведенным выше, можно сделать следующие выводы о специфике деятельности офис-менеджеров, секретарей и ассистентов. Первые обладают самыми большими полномочиями. Вторые работают исключительно в области деловых интересов компании и ее руководителя, тогда как ассистенты могут выполнять и более личные поручения.

У вас остались какие-то вопросы? Или, возможно, вам требуется ассистент, секретарь, офис-менеджер? Профессиональная услуга подбора персонала всех этих направлений от компании «Глория» – вот что поможет вам! Еще раз напомним о том, что эта компании уже более 10 лет выполняет рекрутинг (Киев, Украина) специалистов различных направлений для отечественных и зарубежных фирм. А потому и не сомневайтесь, тут точно знают, как должен происходить правильный подбор кандидата.